Hur vi hanterar personuppgifter
Medlemregister
Medlemsregistret innehåller kontaktuppgifter för medlemmarna samt uppgifter om betalning av medlemsavgiften de senaste 3 åren. Dessutom förs en årsbaserad händelselogg (datum, händelse).
Medlemsregistret används för brevutskick av föreningens tidning ca 4 ggr per år samt pappersbaserad faktura.
Medlemsregistret används också för medlemsinformation via E-post. Då används alltid s.k. ”dold kopia” i utskicket, dvs medlemmarnas E-post-adresser avslöjas inte dem sinsemellan.
Nya medlemmar anmäler sig via en pappersbaserad medlemsfolder eller ett medlemsformulär på föreningens hemsida.
Uppgifter som registreras och sparas är:
- Betalt innevarande år (2019)
- Betalt innevarande år – 1 (2018)
- Betalt innevarande år – 2 (2017)
- Medlemsnr
- Medlemsdatum
- Namn
- Adress
- Postnr
- Ort
- Land
- Fast tel
- Mobil
- E-post
Originalet av medlemsregistret är ett excel-register som finns fysiskt lagrat på föreningens medlemsansvariges dator. Backup-kopior sparas i Google Drive.
En förenklad kopia av medlemsregistret (endast medlemsnr och kontaktuppgifter) finns tillgänglig för föreningens styrelse på Google Drive via en hemlig Facebook-grupp.
Föreningen anlitar företaget Ekonomipartner (org.nr 556942-5282) i Göteborg för bokföring. Dessa skapar medlemsfakturor (som skickas ut av föreningens medlemsansvarig) samt håller en kundreskontra i systemet Fortnox. Uppgifter som behövs för att skapa fakturor och som skickas från medlemsregistret till Ekonomipartner är:
- Medlemsnummer
- Namn
- Adress
- Postnummer
- Ort
- Land
Lista med utestående fordringar på medlemsavgifter tas ut vid behov av Ekonomipartner på uppdrag av medlemsansvarig.
Deltagarregister Träbåtsfestivalen
Registret innehåller kontakt- samt båtuppgifter för anmälda båtar till den årliga Träbåtsfestivalen.
Registret används för planering av platser för deltagande båtar samt kommunikation med deltagande besättningar, ex anvisning av plats. Denna kommunikation sker via mail och då används alltid s.k. ”dold kopia” i utskicket, dvs deltagarnas E-post-adresser avslöjas inte dem sinsemellan.
Registret uppdateras i och med att en deltagare anmäler sin båt till Träbåtsfestivalen. Detta sker via ett anmälningsformulär på föreningens hemsida.
Uppgifter som registreras och sparas är:
- Förnamn
- Efternamn
- Adress
- Postnummer
- Ort
- Telefonnummer
- Mobilnummer
- E-post
- Båttyp Båtkategori
- Båtens namn
- Byggår
- Byggort
- Båtbyggare
- Längd(m)
- Längd inklusive eventuellt peke (m)
- Bredd(m)
- Djupgående(m)
- Motortyp
- Deplacement (ton)
- Eventuell Segelyta
- Båtens historik*
- Deltagande i tävlingen
- Bild på båten
Vid anmälan godkänner deltagaren att föreningen får använda bild och text i samband med festivalaktiviteter samt på föreningens hemsida och facebook-sida.
Originalet av registret är ett excel-register samt ett bildarkiv som finns fysiskt lagrat på föreningens hamnvärdansvariges dator. Backup-kopior sparas i Google Drive.
Registret sparas i 2 år eftersom inbjudan till kommande Träbåtsfestival baseras på de 2 senaste årens deltagande.
Bildarkiv
I samband med Träbåtsfestivalen, deltagande i Båtmässan Göteborg, studiebesök samt andra händelser dokumenteras detta i ett föreningens bildarkiv. Bilderna som sparas är tagna av föreningen utsedda fotografer vilket innebär att föreningen har upphovsmannarätt till bilderna.
Bildarkivet används för publicering i föreningens tidning, på föreningens hemsida och facebook-sida, vid föredrag om föreningens verksamhet osv.
Originalet av bildarkivet är lagrat i Google Drive och är tillgängligt för föreningens styrelse samt redaktörerna för tidning och hemsida. Ansvarig för bildarkivet är föreningens sekreterare.